Procedura grupowa AML/CFT jest obowiązkowa dla instytucji obowiązanych (IO) wchodzących w skład grupy kapitałowej. Wbrew częstej intuicji obowiązek nie ciąży na jednostce dominującej, lecz na samej IO funkcjonującej w grupie — i to ona, jeśli grupa milczy, powinna wystąpić z inicjatywą sporządzenia procedury do jednostki dominującej. Stanowisko UKNF doprecyzowuje, jak czytać art. 51 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu („Ustawa") razem z Komunikatem GIIF nr 35 z 14 stycznia 2022 r.

W tym artykule omawiamy: kiedy obowiązek powstaje, kogo obejmuje (a kogo nie), jakie sześć elementów obligatoryjnych powinna zawierać procedura grupowa oraz jak działa zasada wyższego standardu w odniesieniu do oddziałów i jednostek zależnych w państwach trzecich.

Kiedy IO musi mieć procedurę grupową?

Obowiązek wynika z art. 51 ust. 1 Ustawy i dotyczy IO wchodzących w skład grupy w rozumieniu art. 2 ust. 2 pkt 7 Ustawy oraz ich oddziałów i jednostek zależnych z większościowym udziałem mających siedzibę w państwie trzecim.

Stanowisko UKNF, powołując się na Komunikat GIIF nr 35, wskazuje, że obowiązek objęcia procedurą grupową dotyczy tylko sytuacji, gdy w skład grupy wchodzą co najmniej:

  1. dwa podmioty będące instytucjami obowiązanymi w rozumieniu Ustawy, albo
  2. IO i jednostka zależna z większościowym udziałem tej IO, która podlega obowiązkom z obszaru AML/CFT w kraju swojej siedziby, albo
  3. IO i jej oddział w państwie trzecim.

Co istotne — Ustawa nie nakazuje wprowadzenia procedury grupowej przez jednostkę dominującą. Stanowi jednoznacznie (wykładnia literalna art. 51), że to IO wchodzące w skład grupy wprowadzają procedurę grupową. Zakres podmiotowy obowiązku jest ograniczony do IO funkcjonujących w grupie.

UKNF zwraca uwagę na konkretną sytuację praktyczną: jeżeli jednostka dominująca nie wystąpiła z inicjatywą sporządzenia procedury grupowej, to IO — jako jednostka zależna działająca w Polsce — powinna sama wystąpić z taką inicjatywą do jednostki dominującej. Brak wymiany informacji w grupie do tej pory nie jest uzasadnieniem braku procedury.

Jaki jest cel procedury grupowej?

Celem procedury grupowej jest stworzenie bezpiecznego kanału wymiany informacji z zakresu AML/CFT, w tym pozwalającego na wykonanie obowiązku wymiany informacji w grupie określonego w art. 54 ust. 3 zd. 1 Ustawy.

Proces wymiany informacji w grupie musi:

  • nie naruszać obowiązku zachowania tajemnicy z art. 54 ust. 1 Ustawy (z uwzględnieniem wyjątków z art. 54 ust. 2);
  • zapewniać niezwłoczne przekazywanie istotnych informacji do innych podmiotów z grupy.

Tym samym procedura grupowa balansuje dwa wymogi, które potrafią ze sobą kolidować — wymianę informacji w obrębie grupy i bezwzględną tajemnicę dotyczącą podejrzenia ML/TF.

Jakie sześć elementów obowiązkowych musi zawierać procedura grupowa?

Stanowisko UKNF wymienia sześć obligatoryjnych komponentów:

  1. Wskazanie podmiotów, między którymi będzie dochodziło do wymiany informacji.
  2. Zakres informacji podlegających wymianie, uwzględniający art. 54 ust. 1–3 Ustawy. To oznacza, że zakres wymiany z art. 54 ust. 3 zd. 1 nie może obejmować informacji wskazanych w art. 54 ust. 1 — chyba że zachodzi wyjątek z art. 54 ust. 2.
  3. Sposób oraz kanały wymiany informacji, w tym wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przekazywanie informacji w grupie.
  4. Rozwiązania dotyczące ochrony informacji, w tym procedury reagowania na ewentualne wycieki.
  5. Sposoby ochrony danych osobowych udostępnianych w ramach wymiany informacji (zgodnie z RODO).
  6. Tryb postępowania w przypadku nakazania przez GIIF zachowania w tajemnicy powzięcia podejrzenia, że określone wartości majątkowe mogą pochodzić z działalności przestępczej lub mieć związek z finansowaniem terroryzmu.

UKNF dodatkowo rekomenduje, by IO rozważyły umieszczenie w procedurze grupowej elementów dodatkowych — w szczególności mechanizmu dokumentowania działań podejmowanych w grupie i wykazywania ich na żądanie uprawnionych organów.

Jak działa zasada wyższego standardu wobec państw trzecich?

W odniesieniu do procedury grupowej Ustawa wprowadza zasadę wyższego standardu. Oznacza ona, że jeżeli wymogi AML/CFT obowiązujące w państwie trzecim są mniej rygorystyczne niż polskie, to IO wymagają stosowania przez oddziały i jednostki zależne przepisów polskich, również w zakresie ochrony danych osobowych.

Z naszego doświadczenia ten element jest jednym z najczęściej pomijanych w grupach z elementami nieunijnymi. W praktyce oznacza, że procedura grupowa musi zawierać mechanizm „domyślania w górę" — gdy reżim państwa trzeciego jest słabszy, lokalny podmiot stosuje polski standard, w zakresie, w jakim pozwalają na to przepisy państwa trzeciego.

Jak procedura grupowa łączy się z innymi elementami Procedury AML/CFT?

Procedura grupowa nie zastępuje podstawowej Procedury AML/CFT z art. 50 Ustawy — uzupełnia ją w kontekście wymiany informacji w grupie. Trzy najważniejsze powiązania:

Najważniejsze działania do podjęcia

  1. Mapowanie grupy — które podmioty są IO w rozumieniu art. 2 ust. 1 Ustawy, a które są jednostkami zależnymi w państwie trzecim z lokalnymi obowiązkami AML/CFT.
  2. Audyt procedury grupowej pod kątem 6 elementów obowiązkowych ze Stanowiska UKNF.
  3. Weryfikacja zgodności z art. 54 Ustawy — zakres wymiany informacji nie może obejmować informacji objętych tajemnicą z art. 54 ust. 1, chyba że zachodzi wyjątek z art. 54 ust. 2.
  4. Test zasady wyższego standardu — czy procedura zobowiązuje oddziały i jednostki zależne w państwach trzecich do stosowania polskiego standardu (w zakresie dopuszczalnym lokalnie).
  5. Inicjatywa wobec jednostki dominującej — jeśli grupa milczy, polska IO musi wystąpić z inicjatywą sporządzenia procedury. Brak inicjatywy = brak realizacji obowiązku z art. 51 Ustawy.

Jak możemy Ci pomóc?

W Legal Geek wspieramy grupy kapitałowe z polskim podmiotem nadzorowanym przez KNF w opracowaniu i audycie procedury grupowej AML/CFT. Często pracujemy w trybie negocjacji z jednostką dominującą, gdy lokalna IO musi wymusić wprowadzenie procedury w grupie. Skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy.

Co dalej w cyklu?

Źródła

  • Stanowisko UKNF dotyczące procesów AML/CFT, sekcja „Procedura grupowa" — KNF
  • Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2025 poz. 644 t.j.), art. 2 ust. 2 pkt 7, art. 51, art. 54 — ISAP
  • Komunikat GIIF nr 35 z 14 stycznia 2022 r. — GIIF
  • Rozporządzenie 2016/679 (RODO) — EUR-Lex